纸质档案数字化基本要求
1、基本原则
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。
2、数字化对像的确定原则
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
1)符合国家法律法规的原则 纸质档案的数字化,档案数字化方案,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
2)价值性原则
属于归档范围且应永1久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
3、基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
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档案数字化有哪些流程?
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流程一:编码
根据打印出来的条形码将金融档案进行编码,日后在找相应资料,可根据资料上的条形码找,省时省力。
流程二:文件扫描、
文件扫描这个工作虽然简单,但却非常繁琐,天津档案数字化,需要大量的人力、精力。尤其是将纸质文件进行扫描,一方面要认真仔细,另一方面文档的清晰度也有很高要求。不然影响日后使用。
流程三:检查编码和档案是否匹配
流程一种对档案都进行了编码,但实际操作过程中是否会有错误,就需要检查编码是否与档案相匹配了。要做到避免错漏、有错即改。
流程四:分门别类
首先要将档案归为几大类,再通过电子扫描,姿容归类,如有部分识别不了,可人为分类,方便日后调用。
流程五:关键词检索
关键词检索是后期调用档案非常重要非常直接的一个途径,其中客户代码、档案编码、什么、证券账号、资金账号、业务类型、操作时间等待,都是关键的数据,档案数字化管理,一定要到做到正确。
流程六:检查
对已规整的档案要进行检查、抽查,以便于更好的服务好客户。
流程七:纸质档案管理
档案数字化这一工作完成之后,原本的纸质档案也要进行有序规整和管理。
档案数字化查阅
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以组织系统专用资yuan网为网络基础,采用B/S(浏览器/服务器)模式架构,在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式,完成阅档授权;阅档过程进行详细的日志记录;信息采用加密信道传输等多种方式,使系统运行更加安全可靠。
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